Компютърни информационни технологии
Раздел първи
ПРИЛОЖЕНИЕ НА КОМПЮТРИТЕ ЗА ОФИС АВТОМАТИЗАЦИЯ – КОМПЮТЪРНА ТЕКСТООБРАБОТКА Постепенно в годините компютърната обработка на информация измества традиционните ръчни способи и се налага във всички сфери на обществения живот – ежедневни дейности, административно управление, медицина, военно дело, образование, техника, технологии и други. Особено съществено това се чувства в настоящи дни, когато без компютър и подходящо програмно осигуряване обработката на информация е вече почти невъзможна. Що се отнася до нейната автоматизирана обработка, то може да се подчертае, че направленията тук са много. Те се реализират с разнообразни компютърни програми, както приложни, така и специализирани и зависят от конкретното предназначение на самата информация. Много често в практиката автоматизираната обработка на информация, свързана с различни рутинни дейности изпълнявани ежедневно в административното управление и течащия в тази връзка документооборот (отчети, доклади, писма, планове, презентации и т. н.), се определя строго и еднозначно като компютърна офис автоматизация.
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, понятия, дейности и програми в офис автоматизацията
Както при всяка компютърна обработка, така и при офис автоматизацията, следва предварително да се изяснят въпросите относно средствата за автоматизирана обработка на информацията, обекта на обработката и свързаните с тях понятия и терминологии. Като средство за обработка в настоящето изложение ще се има предвид компютър с необходимите за целта характеристики и подходящо програмно осигуряване, а като обект на обработката – „документ” с информация, върху който се предвиждат различни рутинни дейности, изпълнявани в ежедневната работа на всяка една корпоративна организация, офис или индивидуален потребител. Що се отнася до компютрите и техните характеристики, то следва да се отбележи, че потребителят задължително трябва да е наясно с архитектурата на компютъра, която бе подробно разгледана в пър7
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
вата част на пособието и касае неговите три основни блока – памет, процесор и входно-изходни устройства. Именно основните характеристики на тези три блока от архитектурата на машините ще дадат правилния отговор относно възможността конкретният компютър да се използва за автоматизирана обработка на информация с определена приложна програма за офис автоматизация. Това е много важно, тъй като понастоящем съществуват най-различни приложни програми в различни версии и се появяват непрекъснато нови. Всяка една от тези програми предполага наличие на някакви минимално необходими (достатъчни) изчислителни ресурси, за да може да се осъществи ефективна автоматизирана обработка на документите. Несъобразяване на изчислителните възможности на компютъра с използваната приложна програма може да превърне процеса на автоматизираната обработка на информацията в невъзможен или недостатъчно ефективен за практиката.
Фиг. 1. Технология на обработка на документите.
Съществените основни понятия и терминологии в компютърната обработка могат да се изяснят нагледно чрез представената на Фиг. 1 схема. Посредством нея може да се поясни какво представлява документ, подлежащ на обработка, файл в който той се съхранява и кога тези две понятия условно си разменят значенията. Понятието „документ” трябва да се коментира, защото от гледна точка на компютърната обработка то има малко по-различно значение от строго дефинираното и познато от практиката. Ако в ежедневието под документ се разбира някакво информационно съдържание с правна или административна стойност, то в компютърната обработка
8
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
и офис автоматизацията неговото значение има чисто формален характер. Съществен тук е и фактът, че всякакъв вид рутинна офис или друга потребителска информация подлежаща на компютърна обработка може на определен етап от изпълняваните дейности да се разглежда като „обработван документ” или „файл на документа”, т. е. зависи от това в какъв аспект и на какъв етап от обработката се разглежда. На схемата от Фиг. 1 това е изяснено схематично и еднозначно подчертава, че всяка информация, която се намира в работната среда на програма за компютърна офис автоматизация представлява „документ” (съдържащата се там информация) и е достъпна за обработка със средствата на офис програмата. При това в работната среда на болшинството програми (област от паметта, с която те работят) може да има не един, а едновременно няколко документа – от фигурата документ А, В, и т. н., документ Z. Ако обработваната информация от конкретен документ се насочи за запис и запише във файл с определен тип и формат във файловата структура на произволен носител, то тя изразява съдържанието на файла с данни на този документ – от фигурата файл А, В, и т. н. файл Z. Казано накратко, всяка информация създадена в работната среда на програмата или пък прочетена от съвместим по формат с нея файл от данни условно се нарича документ, а записана в някакъв формат на точно определено място върху определен тип носител, тя се нарича файл на документа и представлява съдържащата се в него информация. В следващото изложение освен тези две основни понятия „документ” и „файл на документа” ще се използват и редица други, някои от които са изяснени и употребявани в първата част на пособието, а други тепърва ще се дефинират. Естествено, както и в първата част, така и тук стремежът ще е те максимално да са ориентирани към терминологии, най-близки по значение до говоримия българския език. С това не се цели да се отправя критика към други литературни източници, но не може да не се отбележи, че в преводната литература са налице и множество термини от описанието на програмите с еднакво значение. Някои от тях са преведени буквално и по различен начин, а това естествено в значителна степен затруднява неопитните потребители. В контекста на изнесеното следва да се отбележи, че освен синхронизиране на терминологиите и разглеждане на конкретния инструментариум на програмите за автоматизирана обработка, 9
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
особено внимание в изложението на пособието се обръща и на методологията на обработката на документите. Това е доста важен момент от изучаването на приложните програми, който в редица литературни източници се подценява, превръща ги в справочници за използване на конкретните програми, не следва някаква методологична последователност, а от там не дава и добри възможности на потребителя да вникне в същността на третираните въпроси. В тази връзка може да се отбележи, че изучаването на офис автоматизацията е ефективно, ако се акцентира основно на методологията и принципните постановки, а инструментариума на програмите се използва като съпътстващ и изясняващ с конкретни примери от практиката. Натрупаният в годините опит показа, че този подход е най-ефективен и разкрива най-големи предпоставки за получаване на трайни знания от страна на потребителите. Това е така, тъй като програмите за офис автоматизация и техните версии непрекъснато се развиват и сменят, като се появяват все по-нови и по-разнообразни. Независимо от този факт, методологията и принципните постановки си остават постоянни и относително непроменливи. Ето защо в изложението на пособието, паралелно с представения инструментариум на конкретна програма, се разглеждат задълбочено и методите за създаване и управление на документите, техните основни параметри, попълването им с информация, форматирането, коригирането и редактирането. При това стремежът е бил навсякъде да се използва една и съща терминология, както при самото въведение, така и в цялото следващо изложение касаещо компютърната офис автоматизация и разглежданите във връзка с нея приложни програмни продукти. Основни дейности подлагани на компютърна обработка, от гледна точка на офис автоматизацията, могат да се посочат много. В общия случай те следва да се обобщят като на преден план се изведат онези от тях, които намират най-голямо приложение в ежедневната практика на потребителите. В тази посока от множеството дейности, подлежащи на компютърна офис автоматизация, като съществени и открояващи се могат да се посочат следните: обработка на текстова информация; обработка на таблична информация; създаване и обработка на бази от данни; създаване и презентиране на информация;
10
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
създаване и обработка на Интернет страници; обработка на графична информация; обработка на мултимедйна информация и други. Представеният списък е твърде условен и не може да претендира за някаква изчерпателност, но въпреки това посочените в него дейности по обработка на информацията присъстват в ежедневието. Ето защо за тяхната реализация са налице най-различни програми с широко общо предназначение известни още като програми или пакети от програми за офис автоматизация. Освен отделно обособените програми и програмни пакети за реализирането на някои от цитираните дейности, в операционните системи за компютрите са вградени и приложения с подобна насоченост и по-скромни възможности. Разглеждането на посочените дейности дава облика и представата на потребителя за смисъла и значението на компютърната обработка на информацията и главно на рутинните дейности от ежедневието, които са смисъла и значението на самата офис автоматизацията. При това голяма част от инструментариума за реализиране на основните дейности, като създаване на документ в работната среда на програмите, съхраняване на информацията във файл, текуща актуализация и зареждане на документ от съществуващ файл в различните програми е стандартизиран и методологично еднакъв. В този смисъл той би могъл да се разгледа и изясни подробно чрез всяка една от тях. Независимо от това каква програма и каква дейност по обработка на информацията ще се разглежда, в основата на този процес стои компютър с подходящо програмно осигуряване. Известно е, че съществена особеност на компютрите е възможността им да обработват информация само ако е налице подходящо програмно осигуряване, което да съответства на конкретния хардуер. Хардуера определя изчислителните ресурси на компютъра и практически дефинира възможностите да се изпълняват различни програми от него и да се обработва информация от разнообразен тип с определена скорост. Ето защо при преценката на възможностите за използване на конкретен компютър за офис автоматизация следва преди всичко да се имат предвид и неговите хардуерни ресурси, които на практика са фиксирани от редица основни и допълнителни характеристики. Освен това е необходимо да се отчита и фактът, че програмното осигуряване се разпространява отделно от компютъра, закупува се отделно от него и 11
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
трябва да бъде съвместимо с хардуерната конфигурация. Следва също да се има предвид, че както апаратното осигуряване (хардуера), така и програмното осигуряване (софтуера) непрекъснато се развиват, като връзката между тях най-често е еднопосочна и предполага права съвместимост. Правата съвместимост на практика означава, че по-старите версии на програмите би следвало да се изпълняват и на съвременни компютри с по-съвременно програмно осигуряване, но това не винаги е така и са налице редица изключения. Ето защо преди да се започне работа или изобщо използване на компютрите за някаква офис автоматизация е необходимо да са налице определени познания. Това са познания както по отношение на архитектурата на компютрите, така и по съпровождащото ги програмно осигуряване с техните особености, съвместимост между тях и конкретни технически и технологични изисквания. Обработката на текстова информация с програми в офис автоматизацията е една от най-съществените рутинни дейности от ежедневната практика. Според редица изследвания тя съставлява някъде около 80% от дейностите, за които компютрите се използват от масовия потребител. Програмите тук са много и разнообразни, като в зависимост от техните възможности те биват два основни класа – текстови редактори и текстообработващи програми. Текстови редактори са всички онези програми, който имат сравнитело скромни и ограничени възможности по обработката на текст. Те са предназначени главно за създаване на документи с ниска степен на сложност и еднородна по характер информация, свеждаща се основно, а в редица случаи и единствено до въвеждане, редактиране и отпечатване на текст. Това са програми, които имат найдълъг исторически период на съществуване и развитие. Тяхното значение в съвременни условия непрекъснато намалява и се измества от други средства, известни като текстообработващи програми. Текстовите редактори вече трудно могат да се срещнат като отделни програми, тъй като те най-често се интегрират в състава на операционните системи. Ако потребителят не разполага с други програми, то той би могъл да използва успешно вградените в операционните системи текстови редактори. Чрез тях е възможно да се създават документи със сравнително ниска степен на сложност, еднородно (предимно тесктово съдържание) и не голям обем на информацията в тях. В та-
12
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
зи категория са различни текстови доклади, отчети, планове, лични материали от еждневната дейност и така нататък. С текстовите редактори е възможно посочените горе материали да се създават редактират, форматират и отпечатват на печатащи устройства. Изучаването на някои основни дейности чрез текстов редактор от състава на операционната система в следващите няколко страници от това пособие е изключително полезно за неопитните потребители. Тук въпросите са разгледани подробно, те са идентични с тези при текстообработващите програми, но тук инструментариума не е претрупан и може по-лесно да се разбере. Всички разгледани процедури с текстовия редактор от следващото изложение на материала могат да се изпълнят и с други програми от състава на офис автоматизацията. Опитните потребители могат да прескочат това съдържание, тъй като то няма да представлява интерес за тях. Като конкретен пример на текстови редактори, интегрирани в най-разпространените операционни системи Windows за РС съвместимите компютри, могат да се посочат редакторите WordPad и
Фиг. 2. Кратки описания на вградени редактори в Windows.
13
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
Notepad. Тези редактори се инсталират заедно с операционната система, те са вградени в нея и могат да бъдат стартирани, чрез кратките описания (Shortcuts), които стандартно присъстват в каскадното меню Programs (Фиг. 2) на конкретната операционна система. На фигурата с 1 е означено краткото описание на текстовия редактор WordPad, а с 2 – на редактора Notepad. Възможностите на двата редактора са различни, като тези на WordPad са значително по-големи от възможностите на Notepad и много се доближават до тези на текстообработващите програми, при това с доста сходен инструментариум и методология на използване. Това дава основание чрез разглеждане принципите и начините за стартиране на приложната програма, откриването на нов документ и записването му във файл да се изясни изобщо инструментариума и цялостната методология за осъществяване на тези основни дейности. Дали ще се разгледат с този редактор или с коя да е друга приложна програма, работеща под Windows, дейностите и последователността на тяхното изпълнение са еднотипни, имат една и съща методология и много сходен инструментариум – команди, менюта и т.н. Ако потребителят успее да вникне тук в същността на разглеждания въпрос и разбере как се осъществява това и какви точно са последователностите от действия и методологията на тяхното реализиране, то той ще е в състояние с лекота да използва всяка друга програма, която е предназначена за създаване на документи, записването им във файлове и преглеждане на тяхното съдържание. Редакторът WordPad може да се стартира или от краткото описание на каскадата Start Programs Accessories или директно от изпълнимия файл wordpad.exe. Този файл може да бъде открит лесно в ситемните директории на операционната система чрез командата за търсене Search за Windows XP или Find за по-стари версии. Независимо от това как ще се стартира, приложната програма отваря прозорец от програмен тип (Фиг. 3) и чрез предложения потребителски интерфейс дава възможност на потребителя да използва неговите възможности. Потребителският интерфейс предлага програмен прозорец, типичен за всички програмни прозорците в операционната система Windows и включва заглавна лента (Title Bar) означена на фигурата с 2, бутони за управление на прозореца 1, меню
14
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
лента (Menu Bar) 3, ленти с инструменти (Tool Bar) – 4 и 5 и работно поле 6 за разполагане на документите.
Фиг. 3. Потребителски интерфейс на редактора WordPad.
Чрез бутоните за управление 1 е възможно да се контролира размера на прозореца, като са възможни три различни състояния на визуализиране - максимален размер, вписан размер и затворен в лентата за задачи прозорец. Максимален и вписан размер се превключва алтернативно с ляв бутон на мишката от средния бутон в заглавната лента 2 като състоянието, в което е показан на фигурата е „вписан размер”. При това състояние е възможно да се променят геометричните размери на прозореца чрез „ляво влачене” в граничните зони на очертанията или пък да се мести целият прозорец в работното поле на десктопа. Преместването се осъществява също чрез „ляво влачене”, но това е възможно само в заглавната лента. Технологиите за управление „ляво влачене” отнесени към прозорците бяха разгледани подробно в първата част на това пособие. Те предвиждат със задържан ляв бутон на мишката в точно определени зони от елементите на интерфейса и „изтегляне” с мишката в произволна посока да се преместват графични елементи или да се променят техните геометрични размери. При изпълнение на технологията левият бутон на миш15
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
ката не трябва да се пуска, докато не се постигне желаната позиция или размер на графичния елемент. Ако прозорецът се превключи със същия бутон в максимален размер, то той заема цялото работно поле на десктопа и в това състояние размерите му не могат да се променят и не може да се премества. Чрез най-левия бутон от заглавната лента прозорецът може да се затвори в лентата за задачи Task bar и при нужда отново да се появи на цял или вписан размер. При активиране на първия бутон от дясно в заглавната лента, прозорецът, активните в него документи и програмата се затварят безусловно или условно. Условното затваряне е в случаите, при които е налице някаква несъхранена информация от документа. Меню лентата 3 е разположена под заглавната лента и съдържа основните менюта за работа с редактора. Както при всички други програми така и тук менюто View се използва за настройки на интерфейса на прозореца. В този редактор то се използва за включване и изключване на лентите с инструменти и управление на изображението на информацията в работното поле. Останалите менюта Edit, Format и Insert предлагат команди за редактиране и форматиране на текстовата информация на документа. Командите са малко на брой, имат скромни възможности и няма да бъдат разглеждани в това пособие (подобни команди ще бъдат разгледани подробно в програмата за текстообработка Word). Менюто File е основно за редактора и съдържа команди за откриване на нов документ, отваряне на файл, запис на документите във файл, отпечатване, настройка параметрите на документа и други. В следващото изложение част от тях ще бъдат разгледани подробно. В потребителския интерфейс на редактора WordPad се предлагат две основни ленти с инструменти – Toolbar и Format Bar. Първата лента съдържа инструменти, които дублират команди от менютата, свързани с управление на документите, а втората за форматиране на съдържанието на активните документи. След стартиране на редактора в работно поле на неговият прозорец автоматично се открива нов документ и му се назначава служебното име Document. Това име се изобразява в лявата част на заглавната лента 2 (Фиг. 3). В работната среда (поле) на редактора може да има заредени не повече от четири документа. Това означава, че всеки
16
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
новосъздаден или открит от файл документ, след четвъртия, ще подмени съдържанието на съществуващ вече в работната среда. За създаване на нов документ, записване във файл и отваряне на съществуващ файл могат да се използват командите от менюто File или пък изнесените бутони в лентата с инструменти Toolbar. Тези команди и дейности са почти напълно идентични с едноименните за всички програми работещи под Windows. Командите са показани в първа секция на меню File (фиг. 4) и могат да се изпълняват в следната примерна последователност: При описание на дейностите и последователностите за тяхното реализиране, в следващото изложение е използвано номериране като стремежът е бил номерата и нагледните елементи максимално точно да съответства на представените отделни стъпки.
Фиг. 4. Обслужване на документите в редактора WordPad.
Създаване на нов документ: 1) От първа секция на менюто File се активира команда New; 2) След активиране на командата се отваря прозорец New; 3) От предложения списък се избира форматът, в който ще се създаде документа. Предлагат се три основни формата за създаваните текстови документи, но изборът им тук не е задължителен, тъй като при насочване на информацията за запис във файл, форматите 17
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
могат отново да се дефинират. Форматът Rich Text Document (RTF) e универсалния формат, в който се препоръчва да се създават и записват текстовите документи. Той е съвместим с много програми и различни вересии, така че успешно може да бъде използван, ако се предвижда създадения файл да бъде отварян в други програми и други версии. Форматът Text Document е стандартния осембитов ANSI текстов формат за Windows, а Unicode Text Document представя документа в универсалния 16 битов текстов формат за Windows UNICODE - текстовите формати бяха разгледани и изяснени подробно в първата част на пособието. 4) След избора на желания формат се потвърждава с бутона “OK” и документът ще бъде създаден в работната среда със служебно назначено име Document. Веднага след това трябва да се пристъпи към съхраняването му във файл, защото нов документ отново не може да бъде създаден, ако текущия не бъде записан. При положение, че има създадени или отворени в работната среда повече от един документ, то техните имена ще бъдат обявени в третата секция на менюто, означена на Фиг. 4 с 5. В конкретния пример се вижда, че в работната среда на програмата има четири документа, като активния в момента е doklad3.txt и неговото име е обявено в заглавната лента на приложението WordPad. Записване на документ във файл От първата секция на менюто File (Фиг. 4) се активира команда Save As… в резултат, на което ще бъде отворен прозорец със същото име. В отворения прозорец, представен на Фиг. 5, е необходимо да се установят всички основни параметри за файла, в който ще се запише документа както следва: 1) Отваря се списъчно текстовата кутия Save in… 2) От появения списък на дървовидната информационна структура се избира устройството и директорията, където следва да се запише документа. На практика това са двата основни елемента на файловата спецификация. В примера е избрана директория с име “а” на дисково устройство с логическо наименование “(D:)”. Директорията се избира двукратно с ляв бутон на мишката, така че нейното име да се появи в кутията Save in…Това всъщност е и критерий, че тя е избрана правилно и файлът на документа ще бъде записан в нея.
18
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
Фиг. 5. Прозорец на командата за записване на документи
3) В работното поле на прозореца Save As ще се появят всички съдържащи се в избраната директория файлове, които отговарят на избрания формат и подчинените на нея директории (ако такива има). В примера се виждат директориите с имена “p1”, “p2” и “p3”, които са непосредствено подчинени на избраната с име “а” от кутията Save in. Там са предствавени и съдържащите се в нея файлове, чийто формат е текстов - *.TXT (избраният от кутията Save as type). На фигурата се виждат само два файла b1.txt и b2.txt. 4) В кутията File name, чрез клавиатурата се записва желаното име, под което следва да се съхрани файлът, т.е. третият задължителен елемент от файловата спецификация. При избора на името би следвало да се спазват препоръчваните правила за даване имена на файловете в ОС Windows, който бяха разгледани в първа част на книгата. В примера е записано името blok3, като разширение за тип и формат на файла не е внесено. Това е и препоръката, която следва да се направи, т. е. да се задават само имена на файловете без да се поставя точка след тях и да се назначава разширението. Ако разширени19
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
ето се постави не може да се счита, че това е грешка, но по-добре и по-сигурно е програмата сама да го постави във функция от избрания формат за съхраняване на файла. 5) От списъчно текстовата кутия Save as type: се избира формат, в който следва да се запише файлът - четвъртият основен елемент на файловата спецификация. Форматите бяха вече коментирани, но от примера се вижда, че програмата предлага общо четири различни формата. За три от тях - Text Document, Text Document-MS DOS и Unicode Text Document, съответства и автоматично се назначава разширение за тип *.TXT (Тук и в следващото изложение със символ звезда ще бъдат означавани възможните имена на файловете. Веднага след точката са символите за формат на файла). За избран формат Format Rich text Document се назначава разширение *.RTF. В чисто професионален план е прието форматите на записваните файлове да се наричат още и “експортни филтри”. След избора на желания формат в дясно от името на документа в кутията File name:, автоматично ще бъде поставена точка и ще се появи съответстващото за този формат разширение. Под това име и в този формат файлът ще бъде записан в указаната директория върху избрания носител (диск, дискета, флаш памет или друг тип външен носител на информация). 6) За да се осъществи записа на файла, след като вече параметрите са настроени съгласно изнесената последователност е необходимо да се активира бутона Save и с това на практика процедурата по записването на документа окончателно приключва. Тази последна стъпка от последователността за записа на документите във файл може да протече безусловно или условно. Условното записване е свързано с невъзможност да се осъществи запис върху указания носител, поради защита на записа върху него или пък липса на достатъчно свободно място. Условен ще бъде и записът в случаите когато в указаната директория на указания носител вече съществува файл с такова име и разширение за тип. За всички случаи на условен
20
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
запис ще бъде появен диалогов прозорец, с който се предлага на потребителя възможен вариант за продължаване на процедурата. Подобни случаи ще бъдат коментирани по-подробно при разглеждане на последователността за запис на документите в Word. Текущо актуализиране на информацията Разгледаната по-горе процедура по съхраняване на документите във файл касае тяхното първо записване, т. е. откриването на самия файл в посочената директория, на избрания носител, с назначеното име и разширение. В процеса на попълване на документа с информация е необходимо да се прави и текуща периодична актуализация на внесената или коригирана информация. Такава актуализация е абсолютно наложителна и препоръката е тя да се прави колкото се може по-често. Това е така защото при евентуално спиране на тока или блокиране на компютъра, внесената или коригирана към момента информация ще бъде загубена. Текуща актуализация може да се осъществи чрез командата Save от менюто File (Фиг. 4) или от бутон Save - 2, съдържащ се в лентата с инструменти (Фиг. 6). Това може да се извърши и посредством комбинацията от клавиши Ctrl+S. Комбинация от клавиши се използва не само за тази команда, но и за редица други от менютата. Комбинациите се наричат още бързи клавиши и след всяка команда от менютата където съществува такава е изписана съответно и назначената комбинация (Фиг. 4). Много често в практиката освен командите от менютата се използват и бутоните от лентите с инструменти. Характерно за тези бутони е, че като се задържи показалеца на мишката върху някой от тях, то веднага за кратко време под него се появява “етикет” с наименованието на функцията (командата), която той изпълнява. Този ефект, свързан с извеждане на “етикет” е показан на Фиг. 6, където е означен с 3. Със 1 от същата фигура е означен бутона за откриване на нов файл New; с 2 - за текущо съхраняване на документите Save; с 4 - за отваряне на съществуващ файл Open; с 5 - за привеждане на документа в режим на визуализиране Print Preview. В режим Print Preview ще се вижда само информацията, която действително ще се отпечатва на печатащо устройство. Със 6 на същата фигура е означен бутона Print за отпечатване съдържанието на документа върху съществуващо печатащо устройс21
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
тво. Разгледаните така бутони са еднакви както по предназначение, така и по наименование и вид във всички програми за офис автоматизация, които работят под управлението на операционна система Windows. Текущата актуализация на съдържанието на документа може да се осъществи и с команда Save as... В този случай при отваряне на прозореца за въвеждане параметрите на файла не трябва да се променя никой от тях. Ако някой от елементите на файловата спецификация бъде променен, то ще бъде открит нов файл и информацията ще се запише в него. Тази процедура много често се използва за възпроизвеждане на нов документ от съществуващ вече файл. В случая информацията на отворения документ се запазва непроменена в съществуващия файл. Затваряне на документ Затварянето на документите във файл е задължителна операция. Единствено по този начин може да се гарантира надеждното запазване на информацията от документа. Операцията по затваряне на документите се изпълнява от команда Exit, разположена в меню File, но това рядко се използва в практиката. Обикновено документите се затварят, чрез бутона за затваряне 1 (Фиг. 3), или това е най-десният от бутоните. Веднага след активиране на този бутон се инициира автоматично закриване на документа. Ако при активиране на команда за затваряне на файл в текущия документ е налице информация, която не е актуализирана със запис във файла (команда Save), то веднага се отваря диалогов прозорец (Фиг. 6а) и се очаква реакция на потребителя. В полето на прозореца е изписан текст, който приканва да се направи запис на информацията. При отговор с бутона Yes - 1 (Фиг. 6а), ще се изпълни автоматично команда Save за запис на информацията от документа, файлът ще се затвори и приложението ще се изключи. При отговор с бутон No - 2, файлът ще се затвори, но няма да се запише последната внесена в него информация (ако e имало такава) и приложението ще се изключи. Потребите-
22
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
лят следва да бъде много внимателен при отговора на този диалогов прозорец, защото прибързаната реакция може да не е най-правилната и да доведе до нежелателна загуба на информация. Отваряне на съществуващ файл на документ Последователността от дейности и команди, изпълнявани при отваряването на съществуващ файл са идентични или по-скоро подобни на тези използвани при първоначалния запис. Идентичен е и диалоговия прозорец, чрез който се настройват параметрите на отварянето, като разликата е в някои наименование. Естествено различен е крайният ефект от отварянето на файл. Тук не се осъществява запис от работната среда, а обратно – чете се от съществуващ файл, като неговото съдържание се зарежда в работната среда на програмата. Отварянето на файл се активира чрез командата Open… от първата секция на меню File (Фиг. 4). Това от своя страна предизвиква появата на прозорец със същото име (Фиг. 7), в който се въвеждат всички необходими параметри за отваряне на файла, както следва:
Фиг. 7. Прозорец на командата за отваряне на документи.
23
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
1) От списъчно текстовата кутия Look in: се избира устройството и директорията, където се намира файла за отваряне. В примера е избрана директория с име “а” по същия начин, както това беше описано в процедурата при записване на файловете (Фиг. 5). 2) От работното поле на прозореца, където са изобразени файловете съдържащи се в директорията, се избира онзи, който следва да бъде отворен. При тази програма не може едновременно да се избере повече от един файл за отваряне. В текстообработващите програми и другите сложни програми за офис автоматизация има възможност. 3) Кутията File name: в процедурата по отваряне на файловете по-рядко се използва, тъй като тук съществува възможност избора да става, чрез маркиране на желания файл от работното поле на документа. Това означава, че маркирания файл автоматично се появява в тази кутия. Използването на кутията е целесъобразно и това се отнася за случаите когато в директорията има голям брой файлове и търсенето им от това поле е затруднено и твърде неудобно. Като пример в това отношение може да се посочи директория, в която се съдържат десетки и стотици файлове от един и същ формат, но с ясно структурирани наименования – номенклатури, единни граждански номера или други подобни сигнатури. В този случай не е необходимо файлът да се търси в работното поле на прозореца, тъй като написването му в кутията File name ще бъде по-лесно и ще отнеме значително по-малко време отколкото търсенето му в полето на прозореца. 4) Чрез списъчно текстовата кутия Files of type: се избира форматът на файловете, които следва да бъдат избирани и отваряни. Тук е важно да се отбележи, че в полето на прозореца Open ще бъдат изобразени само онези файлове, които отговарят на избрания формат от тази кутия. Както при записа така и тук се предлагат няколко различни формати – при отваряне на файлове възможните формати се наричат още импортни филтри. Особеното при отваряне на файловете в този текстов редактор е, че броят на предлаганите формати е поголям от този, който се предлага при запис на файловете. Всички предлагани от програмата формати са изобразени в списъка отворен от кутията Files of type: (означен с 6 на Фиг. 7). Там се вижда, че освен четирите формата, предлагани при запис са налице още три допълнителни. Форматът Word for Windows (*.DOC) е на текстообработващата програма Word, което означава, че текстовият редактор е в
24
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
състояние да отваря всеки файл, създаван с тази програма. Форматът Windows Write (*.WRI) е съвместим с редактора, разпространяван с предишни версии на операционната система - Windows 3.хх (3.00, 3.10 и 3.11). Той позволява да се отварят файлове създавани посредством тези операционни системи. Особеното при отваряне на файлове е и предлагането в списъка на кутията Files of type на един обобщаващ формат All documents (*.*). На практика това не е точно определен формат и неговия избор ще предизвика изобразяването в работното поле на всички съществуващи в директорията файлове, без оглед на това в какъв формат са записани. Изборът на всички формати се налага и използва в случаите, когато потребителят не знае какъв е форматът на търсените файлове и разчита на визуален преглед на работно поле на прозореца Open. 5) След въвеждане на всички необходими параметри в прозореца се активира управляващия бутон Open и избраният файл ще бъде прочетен от носителя и зареден като документ в работната среда на програмата WordPad. След избора на желания файл това може да стане и посредством клавиш Enter от клавиатурата. Освен разгледаните инструменти, менюта и команди за дейностите по отваряне, съхраняване и затваряне на документите чрез Open и Save as, в тези два прозореца са налице и няколко спомагателни инструмента. В редица случаи спомагателните елементи могат да имат доста полезно значение. Показани са на Фиг. 6 и са означени с със 7, 8, 9 и 10, а на Фиг. 8 е показан увеличен мащаб. В общият случай предназначението на спомагателните елементи за офис програмите, работещи под операционна система Windows е еднакво. Чрез инструмента 10 (Фиг. 7) е възможно да се променя начинът на извеждане на иконите в полето на прозорците Open и Save as. 25
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
Функциите на този бутон са напълно идентичени с тези на едноименния бутон, разположен в лентата с инструменти на програмата Windows Explorer. Инструментът 8 от същата фигура предизвиква преминаване на едно ниво нагоре в дървовидната информационна структура на избрания носител. Инструментът означен на фигурата със 7 стартира команда за създаване на директория, непосредствено подчинена на избраната (тази, която е изобразена в кутията Look in). Създадената директория, означена с 1 (Фиг. 8) получава стандартно назначено име New Folder, което потребителят може да смени по познатите вече начини. В спомагателната лента Places bar - 9, разположена в лявата част на тези два прозореца се съдържат инструменти представени като икони, чието предназначение е бърз, директен преход до определени директории от информационната структура. Съответно бутонът My Documents автоматично отваря тази директория, My Computer избира това ниво от информационната структура, а My Network Places избира информационната структура, достъпна в локалната компютърна мрежа, ако такава съществува. В някои приложения лентата Places bar може да се редактира, като се отстраняват или добавят други инструменти, сочещи други директории от информационната структура. Такива са например приложенията от състава на офис пакета MS Office 2003 и някои други работещи под операционна система Windows XP.
В заключение следва още един път да се подчертае, че изучавайки представените основни действия по създаване на документ, запис във файл и неговото отваряне, потребителят ще бъде в състояние да ги извършва по същия начин в коя да е друга приложна или потребителска програма за офис автоматизация, работеща под Windows
Редакторът Notepad е на по-ниско ниво и с много по-малки възможности от WordPad. Той поддържа само основите текстови формати *.TXT и може да отваря само файлове от такъв формат. Не се поддържа универсалния формат *.RTF, както и форматът на текстообработващата програма Word. Изпълнимият файл на редактора е notepad.exe - намира се в системните директории на Windows и може да се стартира по известните начини. Създаването на документи в този редактор, записването във файл и отварянето са напълно идентични с разгледаните вече. Редакторът Notepad се използва основно от програмисти за писане код на програми или пък от специалисти за
26
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
редактиране на системните файлове с формат *.INI, *.INF и други. Стандартно тези файлове се намират в системните директории и са записани в стандартен текстов формат. Работата с тези файлове е от компетенцията на специалисти. Редакторът Edit е програма, която работи в потребителски интерфейс команден ред. Този редактор може да се стартира от главно меню Start и командата Run... от него. След стартиране на командата, в отворения прозорец се записва името на стартовия файл edit.com. Редакторът поддържа текстов формат на файловете, работи във всички версии на операционните системи на Майкрософт и се използва основно от програмисти и специалисти. Текстообработващи програми са всички онези, който са на значително по-високо ниво от това на текстовите редактори. Те притежават възможностите на текстовите редактори, като предлагат още значителен брой редактиращи, форматиращи и много други функции. С тях могат да се създават както документи съдържащи текст, така и документи съдържащи комбинирани текстови и нетекстови елементи, в това число схеми, обекти, снимки, картини, подвижни видеоефекти (клипове), таблици и други. Текстообработващите програми имат множество вградени способи за форматиране и редактиране на текстови и нетекстови елементи. За разлика от редакторите те разполагат с доста мощни вградени средства за правописен и граматически контрол на текстовата информация. Освен стандартния текстов формат те създават документи и в редица други формати, като са в състояние да отварят файлове, записани също в различни формати, включително и графични. Съществува голямо множество текстообработващи програми за различни операционни системи, като една от най-популярните, работеща под Windows е програмата Word на фирмата Microsoft. Програми за обработка на таблична информация са онези, чийто документи имат формата и структурата на двумерни таблици. Таблиците са изключително често срещани нетекстови елементи на документите и се използват за различни цели в обработката на чисто текстови и комбинирани документи. На Фиг. 9 схематично е показана формата на табличния документ, създаван и поддържан от програмите за работа с таблици. 27
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
Фиг. 9. Основни елементи на табличен документ.
Там са очертани и основните елементи за този вид документи, а те са ред (row), колона (column) и клетка (cell). Колоната и редът са съответно вертикалната и хоризонталната координата за избиране на информацията (клетките) от таблицата. Ако не са присвоени други наименования, то като имена на колоните се използват латинските букви A, B … Z, AA, AB…, а на редовете 1, 2, 3 . . . N. Клетката е основната информационна единица, чрез която потребителят прави достъп до информацията в таблицата. Клетката се избира (адресира) посредством двете си координати, като на първо място се записва името на колоната - например B3. Възможно е да се избира и област от таблицата, като се зададат координатите на две различни клетки например областта определена чрез клетките А1:С3, А1:А4 и т.н. В зависимост от това за обработката на каква информация основно са предназначени, таблиците могат да се разгледат в две разновидности - текстови таблици и електронни таблици. Текстови таблици са онези в клетките, на които се съдържа предимно текстова информация. В тях може да има и числова информация, но не се предвиждат автоматични пресмятания и обработка на данните, съдържащи се там. Ако такива въобще са предвидени, то те са сведени до елементарни действия – най-често събиране, средно аритметично, сортиране и някои други. Текстовите таблици са приоритет на текстообработващите програми и ако действително не се предвиждат сериозни пресмятания и обработки, то потребителят би следвало да се насочи към използване на тях. Текстовите таблици предлагат повече, по-добри и по-разнообразни форматиращи и редактиращи функции (такива таблици ще бъдат разгледани в състава на програмата Word). На Фиг. 9а е показана примерна форма на таб-
28
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
личен документ от текстова таблица, създаден чрез програмата за текстообработка Word. Електронните таблици (Фиг. 9б) са приоритет на други програми за офис автоматизация. Особеното при тях е, че с данните въведени в техните елементи (колони, редове и клетки) се предвиждат множество и най-различни автоматични пресмятания и обработки и точно поради тази причина те се наричат електронни. За разлика от текстовите таблици тук преобладава числовата информация с много мощен и разнообразен апарат за извършване на аритметични и други действия над информационните единици, съдържащи се в отделните клетки. Програмите за създаване и работа с такива таблични документи се наричат електронни таблици, като един от най-популярните представители на този клас програми е приложението на Майкрософт EXCEL. Тази програма предлага изключително мощен и разнообразен апарат за автоматични пресмятания, статистическа и финансова обработка, моделиране на числови данни и построяване на графични зависимости. Освен Excel в практиката се използват и други програми за работа с електронни таблици, но те заемат малко място в широката практика и поради това няма да бъдат разглеждани в настоящото изложение. Създаване и обработката на бази от данни е следващата съществена дейност в офис автоматизацията. Образно погледнато, базите от данни са развитие на електронните таблици и може да се каже, че техният документ представлява съвкупност от електронни таблици. Между елементите на тези таблици има определени зависимости, т. е. данните в една или множество клетки се получават чрез изчисления или пък някакви функционални зависимости от други клетки или таблици. Базите от данни заемат много важно място в офис автоматизацията, но работата с тях се разглежда в различни аспекти и е от компетенцията на различни категории потребители и специалисти. Самата работа с бази от данни е доста сериозен процес и поради това той би могъл да се разгледа в няколко основни етапа: 1) Проектиране на бази от данни Проектирането на базите от данни е изключително важен етап и е от компетенцията на високо квалифицирани специалисти. Това са 29
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
специалисти както в областта на информатиката, така и в предметната област, в която ще се създава самата база (финанси, здравеопазване, статистика, данъчна система, счетоводство и т. н.). Същественото тук е, че в самият процес на проектирането паралелно участвуват не само специалисти от предметната област където е ориентирана базата, а и такива, които имат сериозни задълбочени познания и практически опит по инструментариума и използването на програмите за работа с бази от данни. Много често тези програми се наричат още Системи за управление на бази от данни (СУБД). Проектирането е изключително сериозен етап от подготовката на базите. От него в най-голяма степен зависи качеството и ефективността от използването на конкретно проектираната база, както и решаването на задачите с нея. Трябва да се има предвид, че при проектирането се отчитат не само изискванията на задачата, а и възможностите на програмите, с които се създава базата от данни. 2) Програмиране на бази от данни Програмирането е процес, включващ множество дейности, които се извършват основно от специалисти в областта на математиката, информатиката, програмирането и компютърните науки. Както при проектирането, така и тук са необходими познания не само по програмиране и програмно осигуряване, но и в предметната област, в която ще се създава базата. Практически това означава, че специалистите в случая са също с широки познания и опит в областта на автоматизираната обработка на информацията. Програмирането на базите се основава изцяло на създадения предварително проект и представлява негова реализация с краен продукт програма за компютърна обработка на големи информационни масиви от данни. 3) Попълване на базата с данни и контролен тест Това е завършващ етап, който предшества самото внедряване и използване на създадената база. Тук отново се ангажират специалисти, които са участвали в първите два етапа. Особено важен е контролния тест, който на практика ще гарантира, че базата функционира правилно и информацията предоставяна от нея ще бъде пълна и достоверна. В процеса на тестването следва да се използват данни в граничните интервали на промяна. Това са максималните и минималните стойности, които се очаква да се съдържат в базата или пък ще се получават в резултат на извършвани пресмятания и обработки.
30
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
4) Експлоатация на създадена база от данни Експлоатацията на бази от данни е най-разпространената дейност в практиката на широкия потребител. Тук не са необходими специалисти, тъй като експлоатацията предполага попълване на базата с данни, актуализиране на данните и извличане на различни справки (отчети) от тях. Понастоящем няма корпоративна организация, финансова, здравна, образователна или пък някаква друга административна или обслужваща структура, в която да не се използва някаква база от данни. Във всяка област на обществения живот и административното обслужване, където е налице някаква компютърна обработка на информация обезателно съществува някаква база от данни или пък елементи на база от данни. Дори билет за пътуване да се резервира или пък закупи от бюрата, пак ще се използва база от данни. Нещо повече, сега съществуват и компютърни програми, които предлагат формализирани (макети) бази от данни, които след незначителна доработка и преструктуриране се превръщат в желаната за конкретните нужди база. За експлоатирането на създадена вече база от данни не е необходима строго специализирана и задълбочена подготовка по компютърна техника, програмиране или пък в предметната област на нейното използване. Тук е напълно достатъчно тези, който ще работят с базата да имат обща начална подготовката на квалифициран потребител на компютърни технологии и някакви практически навици за работа с файлове, файлови структури и приложни офис програми. Те следва да има също и известен практически опит по използване и прилагане на специализирано програмно осигуряване, както и определени познания в конкретната предметна област на използваната база от данни – терминологии, формат и правила за използване на данните, технология на тяхното използване, съхраняване, защита и други. Освен всичко това потребителите на бази от данни следва задължително да познават потребителския интерфейс на програмата, с която ще се обслужва конкретната база и правилата за нейната експлоатация. Те трябва да са запознати с инструкцията по използването на самата база от данни, правилата за въвеждане, актуализиране, архивиране и защита на информацията, както и всички останали подробности, които са специфични за конкретната област на приложения на базата. Всяка база от данни трябва абсолютно задължително да се придружава от подроб31
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
но ръководство за потребителя, където следва да са описани нейните особености, правила за използване и експлоатация в практиката. Към момента една от най-популярните сред потребителите програми за създаване и работа с бази от данни е програмата на фирмата Майкрософт – Access. Форматът на файловете с данни, които се създават от тази или подобни на нея програми са с разширение за тип *.MDB (Microsoft Data Base) или популярния за базите от данни *.DBF (Data Base Format). Ето защо, ако потребителят срещне такива файлове върху носителите, то той следва да бъде внимателен с тях, тъй като случайното изтриване, преместване или преименуване може да доведе до непоправима загуба на информация и сриване на базата. Създаване и презентиране на информация с помощта на компютър и подходящо програмно осигуряване е непрекъснато развиващо се направление от офис автоматизацията. По същество компютърното презентиране представлява един или повече кадри (слайдове), които се появяват под формата на диапозитиви върху екрана на монитора или чрез проектор на видеостена. Към настоящия момент множество реклами, представене на становища, доклади, лекции, прогнози и така нататък, в една или друга степен са съпроводени с някакво компютърно презентиране. Тази ниша от използването на компютрите става все по-популярна и по-атрактивна и приложните програми в тази посока непрекъснато се развиват и се появяват нови. Една от програмите, използвана най-много от широкия потребител, понастоящем е приложението PowerPoint от състава на Майкрософт офис пакета. Това приложение е от класа на общо приложните програми за офис автоматизация и е сравнително лесно за изучаване и използване. Приложението създава файлове в собствен формат, но поддържа и редица други формати на текстови и графични редактори, на текстообработващи програми и т.н. Програмата вече навлезе във всеки офис, при всеки потребител и е неразделна част от офис автоматизацията. Създаване и обработката на Интернет страници е сравнително нова дейност в офис автоматизацията. До преди няколко години средствата, с които тя се осъществяваше бяха отнасяни единствено към класа на специализираните програми за компютърна обработка, а Интернет страниците се създаваха основно от специалисти. Днес, когато Интернет е вече навсякъде, за тези дейности
32
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
се появяват все повече програми и те определено може да се отнесат към програмите с широко приложен характер. Това е така, тъй като появилите се в последно време програми са ориентирани към широкия потребител, изучават се сравнително лесно и не изискват специални познания по програмиране. Тези програми предлагат интуитивен начин за създаване и публикуване на Интернет страници. Имат сравнително ниска степен на сложност и не много голям обем на информацията в тях. Сега почти няма област където да не се използва някаква форма и информационен обем на представителство в Глобалната компютърна мрежа чрез Интернет страници. По същество Интернет станциите са документи, чиито съдържание е определена съвкупност от текстова, графична, таблична и друга информация. Тази информация се разполага структурно в един документ, като между отделните информационни единици се поставят връзки и препратки, известни като хипертекстови връзки или линкове (Links). Особеното при тези документи е, че те се подготвят във формат подходящ за разпространение в Интернет пространството и това се извършва от различни програми, известни като Интернет редактори или още програми за Web дизайн. За създаване и обработка на Интернет страници са разпространени изключително много програми. Една от най-популярните сред широкия потребител е програмата FrontPage на софтуерната фирма Майкрософт. Основният формат на файловете, създавани и използвани от тази програма е *.HTM или *.HTML (Hyper Text Markup Language). Тя обаче е в състояние да отваря и записва файлове и в редица други формати, които по принцип са формати, използвани от широкоприложните програми за офис автоматизация. При по-задълбоченото разглеждане на дейностите, свързани със създаване, редактиране и публикуване на Интернет страници трябва да се отбележи, че тези въпроси имат различни измерения и степента на сложност за решаването им зависи от обема и характера на поставените задачи. За изграждане и програмиране на страници с голям обем на информацията, с елементи на бази от данни в тях и сериозна обработка се изискват значителни познания и опит. Такива са нужни както в областта на програмирането и офис автоматизацията, така и в компютърния дизайн. Тук вече се говори не за широко приложна офис автоматизация, а за Интернет програмиране и за тази цел се използват най-различни програми и про33
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
грамни езици ориентирани към Web технологиите. Такива са езиците за Web (Интернет) програмиране PHP, Java, HTML, Perl и др. Обработка на графична информация е дейност, която се развива с появата на персоналния компютър и съпътства неговото развитие, като също се развива и видоизменя. Първоначално обработката на графики и графични изображения беше свързано основно с инженерната и проектантска дейност, изпълняваше се само със специализирани програми, изискваше допълнително оборудване към компютъра и висока квалификация на обслужващия персонал. В последните няколко години, особено след широкото навлизане на графичния потребителски интерфейс, Интернет страниците и появата на цифровата фотография, дейностите по обработка на графична информация с компютър започнаха бързо да навлизат в ежедневната практика и да заемат една определена ниша от цялостната компютърна офис автоматизация. Сега всички рутинни графични обработки, реклами, издания, брошури, Интернет страници, предпечатна подготовка на книги, вестници и т. н. се изпълняват изключително с компютър. За тази цел се използват програми за графична и предпечатна обработка с различна степен на сложност и различни функционали възможности. Отчитайки това, разработващите софтуер започнаха да предлагат все по-нови и по-различни програми, като голяма част от тях са със сравнително ниска степен на сложност и скромни възможности. Целта е точно тези програми да се ориентират към широкия потребител, като предложат възможности, които да покрият най-важните дейности от ежедневната практика на всеки офис и естествено на индивидуалния потребител. Вече е налице голям брой и разнообразие от програми за графична обработка, като между тях съществува и доста голям контраст по отношение на предлаганите възможности. Контрастът е предизвикан основно от степента на сложност на самия продукт и от неговите възможности. Точно поради тази причина програмите за обработка на графична информация сега обикновено се разглеждат в различни категории. Както при обработката на текстова информация, така и тук те съвсем условно могат да се обобщят в категориите графични редактори, програми за реклама и компютърен дизайн, програми за предпечатна подготовка и други. Това групиране е твърде условно и е собствено виждане на автора на пособието, защото трудно би могла да се наме-
34
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
ри някаква рязка граница, която да отделя едната категория от другата. Тук по-скоро става дума за степен на сложност и функционални възможности, защото във всяка една от споменатите категории програми са налице определени препокриващи се функции. Чрез тези функции е възможно да се постигне някаква предварително набелязана цел в обработката и отпечатването на графичната информация, която да удовлетвори изискванията на всеки отделен потребител. Графични редактори, според виждането и концепциите на това пособие, са програмите с ниска степен на сложност и скромни функционални възможности. Понякога различните автори и специалисти влагат различен смисъл и различна трактовка на понятието графичен редактор Някои от тях отнасят програми от подобен характер и към онези с много голяма степен на сложност и големи възможности. Това естествено не е толкова съществено и няма кой знае какво значение към каква категория ще се отнесат графичните редактори. Функционално погледнато, като графичен редактор може да се разглежда всяка програма, която предлага средства и възможности и е в състояние да създава документи със статична графична информация и обработва файлове в някой от съществуващите графични формати. Масово разпространените графични редактори са програми с ниска цена, те предлагат скромни възможности по обработка на графична информация и поради тази причина могат изцяло да се разгледат към програмите за офис автоматизация. Поради изключително голямото приложение на графичните редактори в ежедневната практика редица софтуерни фирми, разработващи операционни системи, започнаха да вграждат подобни програми като основни модули в състава операционна система. По този начин се понижава и цената на тяхното използване, тъй като не се налага да се закупува и инсталира отделна програма за графична обработка. Такъв е случаят с графичния редактор MS Paint, който се вгражда във всички версии на операционните системи на Майкрософт и при всяка следваща версия функциите и възможностите на този редактор се усъвършенстват и разнообразяват. Принципите и инструментариума обаче е един и същ и потребител, който вече е използвал някоя от версиите на този редактор ще може съвсем лесно да се справи и с други версии и други редактори от подобно естество. 35
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
Редакторът MS Paint е интегриран в операционна система Windows и присъства във всички нейни вересии, като се започне от версиите 9х и се стигне до съвременната версия ХР. Изпълнимият файл на редактора (програмата) е mspaint.exe. Той е разположен в системните директории на операционната система и може да се стартира по известните вече начини. Най-често за стартиране на приложението се използва краткото описание. Стандартно то е разположено в каскадното меню Accessories (Фиг. 2), има наименование Paint и е означено с 3 на фигурата. След стартиране приложението отваря прозорец (Фиг. 10), типичен за прозорците на Windows и специфичен за Paint редактора.
Фиг. 10. Програмен прозорец на графичния редактор MS Paint.
На фигурата са означени и номерирани с цифри основните елементи на потребителския интерфейс на приложението, които в значителна степен са идентични с тези от разгледания по-горе текстов
36
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
редактор. Тук отново са налице бутони за управление на прозореца 1, заглавна лента 2, меню лента 3 с основните менюта характерни за това приложение и лентите с инструменти 4 и 5. Работното поле на програмата, където се появява съдържанието на отворения графичен документ, е означено с 6. В конкретният пример е показана снимка в графичен формат, която е направена с цифров фотоапарат. Нов графичен елемент в потребителския интерфейс на приложението са лентите за превъртане (Scroll bar), означени на фигурата с 8. Лентите са типични за всички офис приложения и са два основни вида - долни хоризонтали и десни вертикални. В повечено от програмите за офис приложения тези ленти се появяват автоматично. Това са случаите, когато информацията от съдържанието на документа не може да се побере и изобрази цялостно в работното поле на прозореца. В това състояние на визуализиране потребителят има възможност с помощта на посочените ленти да премества изображението в ляво-дясно или горе-долу в достъпното работно поле на документа. Технологията за осъществяване на тази операция е елементарна, изпълнява се с “ляво влачене” и беше дискутирана в първата част на пособието. Графичният редактор MS Paint не се закупува отделно и винаги е достъпен, тъй като е интерниран в операционната система и се разпространява с нея. Той има много полезни за широката практика възможности за създаване, отваряне и редактиране на графични изображения. Поддържа редица стандартни графични формати на използваните от него файлове. Създаването, съхраняването и отварянето на файл се извършва по известните вече начини от командите на меню File или от бутоните на лентата с инструменти. За всеки новооткрит или отворен документ редакторът предлага доста добър инструментариум за обработка на графичното съдържание. Тук са налице функции за избор на елементи от изображението, изчертаване на линии с различна форма, запълване, оцветяване и други. Основната част от командите за редактиране и попълване на графичния документ със съдържание са достъпни от лентите Tool box - 4 и Color box - 5. Естествено те са достъпни и от основните менюта на програмата. В Image менюто се съдържат команди свързани с допълнителна обработка на цветовете, мащабиране на изображението, изрязване на определена област от него и други. Като много ценно и удобно се определя използването на Paint за отваряне на 37
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
файлове и допълнително редактиране на графични изображения, създавани с различни програми, снимки от цифрови фотоапарати, копиране на графична информация от сайтове в Интернет и други. Редакторът много често се използва за копиране и обработка на статични изображения появявани от различни програми върху екрана на монитора. Практически тази операция може да се изпълни чрез клавиша от клавиатурата Print Screen или комбинацията от клавишите Shift + Print Screen. Използването на клавиша или комбинацията от клавиши води до записване на пълното изображение на екрана на монитора в паметта на компютъра (клипборда). След това потребителят има възможност чрез командата Paste да копира това изображение в документ на Paint или в документ на друго офис приложение. Копираното съдържание е в графичен формат, то става елемент на документа, в който се копира и подлежи на допълнителна обработка с графичните средства на приложението. Описаната последователност в много случаи се явява единствената възможност за копиране на статична информация изобразена върху екрана на монитора от някаква програма или пък от Интернет. За копиране на информация от динамично променящи се изображения (филми, клипове и др.) следва да се използват средствата на програмите (плеърите), с които се възпоизвежда видео инфомацията (ако имат възможности). На Фиг. 11а е изобразен прозорец на програмата Ms Paint - 1 със създаден в работната среда 2 графичен документ 3. На същата фигура е показано как с помощта на инструментите може да бъде избрана част от целия документ (пунктира означен с 4). На Фиг. 11б и 11в са изобразени основните елементи на интерфейса, с помощта на които се осъществява съхраняване на документи и отваряне на файловете. При съхраняване на създадени документи във файл чрез командата Save As…, активирана от меню File, редакторът предлага няколко основни графични формата. Тези формати са показани на Фиг. 11б, чрез двете основни кутии на прозореца Save as - кутията за задаване име на файла File name: - 1 и кутията за избор на формат, в който той ще се запише Save as type: - 2. Предлаганите от програмата формати се съдържат в отворения списък на кутията Save as type: - 3. Предлагат се двете основни категории на статичните графични формати, разгледани в първа част на книгата - формати в некомпресиран формат и формати в компресиран формат със загуба на информация.
38
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
Фиг. 11. Среда на MS Paint, съхраняване и отваряне на документи.
За некомпресираните формати редакторът предлага основните стандартни разширения използвани за тип на файловете *.BMP и *.TIF. Файловете в тези формати имат пълно качество на съдържащата се в документа информация, но са с много голям обем. В този вид те не са подходящи за вграждане в Интернет страници и пренасяне в компютърните мрежи. Ако въпреки това се налага изпращане на такива некомпресирани файлове по компютърните мрежи или чрез някакви носители, то те би следвало предварително да се архивират с някои от съществуващите програми за архивиране като например Winzip, Winrar или други. От своя страна *.BMP формата има няколко разновидности, като всяка една от тях се различава по дълбочината на цветовете, в която ще бъде съхранен файла. В редактора Paint се предлагат четири разновидности за дълбочина на цвят – монохромен или това е черно-
39
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
бяло изображение; 4 битов цвят - 16 цвята; 8 битов цвят - 256 цвята и 24 битов цвят - 16 777 216 цвята. Въпросите, свързани с дълбочина на цветовете и архивиране на файлове са разгледани подробно в първа част на пособието Компресираните формати със загуба на информация, предлагани от програмата са *.JPG, *.GIF и *.PNG. При тях обемът на създадения файл е значително по-малък от този при разгледаните по-горе, но качеството на информацията е по-ниско. Това е така, тъй като самите методи за компресия предвиждат отстраняване на част от информацията по начин, при който това няма да бъде забелижимо от човешкото око. Тези формати не са подходящи за отпечатване съдържанието на графичното изображение, тъй като ще има компромис в качеството. Файловете с формат *.JPG в момента са най-популярните и най-широко разпространени формати за пренасяне на графична информация по Интернет. Това е форматът поддържан от цифровите фотоапарати и мобилните телефони. За вграждане на изображения и снимки в Интернет страниците най-често се използват форматите JPG, GIF и PNG. При отваряне на файлове посредством команда Open…от меню File, редакторът предлага за избор няколко графични формата. Тези формати са показани на Фиг. 11в чрез двете основни кутии на прозореца Open. Това са кутията за задаване име на файла File name: - 1 и кутията за избор на формат за отваряния файл Files of type: - 2 . Предлаганите формати са показани в отворения списък на кутията 3, като тук те също са формати в некомпресиран (BMP, TIF) и формати в компресиран вид (JPG, JPE, GIF и др.). Освен форматите в този списък се предлага формат All file при избора, на който ще бъдат изобразени всички съществуващи в директорията файлове и подчинените на нея директории (ако има такива). Съществува и един специфичен за графичния редактор формат - All Picture Files. Изборът на този формат е препоръчителен, тъй като в полето на прозореца Open ще бъдат появени всички файлове, които притежават някои от поддържаните графични формати. Приложението Windows Picture and Fax Viewer е алтернатива на разгледания графичен редактор MS Paint. Разпространява се във вер-
40
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
Фиг. 12. Приложение Windows Picture and Fax Viewer.
сията на операционната система Windows XP. Предназначението на това приложение е основно за разглеждане на снимки от цифрови фотоапарати или други изображения, записани във фалове в някои от съществуващите и поддържани от редактора графични формати. Прозорецът на програмата (Фиг. 12) не предлага меню лента и единствения инструментариум за обслужване на информацията е достъпен от лентата с инструменти, разположена в долната част на прозореца. С бутоните 1 е възможно да се преминава към следващ файл или да се избира предишен от отворената директория. Бутонът 2 позволява да се стартират автоматично (през определено време) един след друг всички файлове от директорията и съдържанието им да се показва в прозореца на приложението като слайд шоу. Бутоните, означени с 3 представляват инструменти за увеличаване (намаляване) мащаба за извеждане на информацията в прозореца, а тези, означени с 4 позволяват изображението да се за41
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
върта на стъпки през 90 градуса. Бутонът 5 изтрива изображението от работната среда на приложението, а 6 стартира процедури по записването му във файл на определено място (Save as). Разгледаната вградена програма в Windows намира изключително голямо приложение за разглеждане на снимки от цифров фотоапарат, от файлове в графичен формат, копирани от Интернет и редица други. Тя е много полезна в случаите, когато трябва да се направи бърз преглед на съдържаща се графична информация. Разучаването на програмата е от особено значение в офис автоматизацията и би следвало да се вникне в него и функциите му да се изпробват на практика. Когато се разглежда отварянето на файлове с графично съдържание от различни редактори, а и файлове с друг тип данни, следва да се има предвид, че това може да стане не само от командата Open, разположена в меню File на меню лентите. Известно е, че файл може да се отвори директно като се позиционира върху него в информационната структура и това много често е предпочитаният вариант. С коя програма обаче ще се отвори този файл, зависи както от неговия формат, така и от асоциирането му (привързване) към конкретна програма. Ето защо на този етап от разглеждане на приложните програми в офис автоматизацията интерес представлява да се обърне внимание и на въпроса, свързан с асоцииране на файловете с данни. На практика асоциирането означава да се даде указание на операционната система с каква програма да бъде прочетено съдържанието от определен тип и формат файл с данни. Като пример за асоцииране на файл и проследяване на такава последователност от действия може да се използва разгледаното приложение Windows Picture and Fax Viewer. Ако се предположи, че от файловата структура (отворена директория) е избран определен файл в графичен формат и след стартирането му неговата информация не се отваря с това приложение, то би могло да се направи асоцииране на файла към него в следната последователност (Фиг. 13). 1) Отваря се директорията където се намира файла; позиционира се върху него; активира се контекстно меню и от там се изпълнява команда Properties – в примера на фигурата е избран файлът avtor.jpg. 2) От отворения след команда Properties прозорец се избира списъкът (страницата) General. В списъчното поле на първата секция на
42
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
Фиг. 13. Асоцииране (определяне) на файлове в Windows.
този списък ще бъдат появени името и разширението на избрания файл (в примера това е файлът avtor.jpg). 3) От списъка General се активира бутона Change… 4) След активиране на бутона Change... ще се появи прозорец Open With. Там в две секции Recommended Programs (препоръчвани програми) и Other Programs (други програми) се предлага за избор програмата, към която да бъде асоцииран избрания файл. 5) От полето на прозореца се избира желаната програма за асоцииране на маркирания файл. В примера това е програмата за преглед съдържанието на графични файлове Microsoft Office Picture Managere. Програмата е от Майкрософт офис пакета и е разположена в първата секция на това поле (ще я има, ако има инсталиран MS Office 2003).
43
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
След изпълнение на описаната последователност от действия избраният файл винаги ще се отваря с назначеното приложение, ако директно бъде стартиран от името си. Описаната процедура намира голямо приложение в практиката на потребителите в случаите когато в Windows има инсталирани повече от една програма за четене на файлове от един и същи формат (графични, мултимедийни и т.н.). Тя следва добре да се осмисли и може да се използва не само за графични файлове, а и за всички останали, които следва да се асоциират към определена програма. Естествено избраната за асоцииране програма трябва да е съвместима с типа на файла и да е в състояние нормално да се чете с нея. Програмите за компютърен дизайн са подобни на графичните редактори, но са с много големи възможности и разнообразни функции. Те са скъпи, изискват доста големи познания и опит както в областта на рекламата, така и в използването на програмни продукти от подобен характер. За разлика от разглежданите до тук, тези програми имат вече доста сериозни изисквания към архитектурата на компютъра и главно към оперативната памет и видеокартата. За да се работи успешно със съвременни програми от подобен характер са необходими процесор с тактова честота над 2 GHz, минимум 512 МВ оперативна памет и твърд магнитен диск с обем не по-малък от 80 гигабайта. Мониторът трябва да е с диагонал над 17 инча, с високо качество на изображението и видеокарта с поне 64 МВ видеопамет. Освен богатия инструментариум за работа с графични документи, програмите за компютърен дизайн позволяват още да се формират цветоотделки за четирите основи цвята CMYK (Cyan Magenta Yellow Bleak). За всеки един от тези цветове се създават отделни файлове и точно те се представят за печат в издателствата. В CMYK се отпечатват и всички графични изображения върху мастиленоструйни печатащи устройства или пък друг тип цветни принтери. Като пример на графични редактори с големи възможности могат да се посочат редица програми. Най-популярните в това отношение са CorelDraw с основен формат на създаваните файлове *.CDR и PhotoShop с базов формат на поддържните файлове *.PSD. Програмите за предпечатна подготовка могат да се отнесат към класа на програмите с широко общо приложение, защото тяхното използване вече е във всеки офис, където се подготвят брошури,
44
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
монографии, издания и други. Тези програми са с комплексни възможности, като съчетават в определено съотношение функции на текстообработващите програми и програмите за компютърен дизайн. Програмите от този клас, които имат професионално значение, са много скъпи, имат изключително разнообразен инструментариум и изискват предварителна подготовка както в областта на компютрите и програмното осигуряване, така и в технологията на предпечатната подготовка на книжните издания. Като пример на програма за предпечатна подготовка може да се посочи най-разпространената в момента PageMaker. Програмата поддържа основни формати на файловете *.PMD, *.P65 и *.РМТ. Към момента това е най-използваната програма в издателствата и с нея се подготвят книги, вестници, списания и други. Освен PageMaker в практиката на предпечатната подготовка доста често се използва и програмата QarkXpres. Основен формат на поддържаните от нея файлове е *.QXD. Програмата за преглед на документи Adobe Reader е предназначена основно за четене на информация и се е наложила като стандарт в широката практика на офис автоматизацията. Разработка е на фирма Adobe и се явява елемент от цялостен пакет от програми за подготовка и обработка на документи Adobe Acrobat Professional. Чрез този пакет е възможно да се създава информация в основните графични формати, във форматите за печат върху постскрипт принтери (професионални печати), във формати на Интернет страници и други. Специфичният формат за програмите от Acrobat пакета е *.PDF (Portable Document Format) и единствено той се поддържа от програмата за четене Adobe Reader. Ако Acrobat пакета е инсталиран, записване на файлове в PDF формат е възможно и от средата на коя да е програма за офис автоматизация. В този случай в потребителския интерфейс на програмите се разполага икона след активирането, на която автоматично се предизвиква стартиране на Acrobat. Самата процедура протича като отпечатване на файла, само че вместо печат се създава файл във формат PDF. При това създаваните файлове могат да се защитават с пароли и да не се допуска отпечатване или редактиране на представеното в тях съдържание. Приложението на програмата Acrobat е голямо и форматът на създаваните от нея файлове PDF е много икономичен. Той е съвместим с всички версии на операционните системи и е изключително подходящ за разпростра45
Глава 1. Компютърна офис автоматизация – същност, основни дейности
няване на различни документи и произволна информация в Интернет, в това число документация, материали за дистанционно обучение и други подобни. Вместо професионалната версия Acrobat Reader Professonal в практиката по-често се използва програмата Adobe Reader, която е предназначена за отваряне на файлове, записани във формат PDF и работа с тяхното съдържание - преглед, копиране, редактиране, отпечатване и други. Потребителят следва да има предвид, че някой от функциите на програмата може да са недостъпни, ако информацията от прочетения файл е защитена. Приложението Adobe Reader е много разпространено, то има интуитивен потребителски интерфейс (Фиг. 14) и изключително лесно се работи с него. Понастоящем почти не може да се срещне компютър, на който да не е инсталирана някоя от версиите на тази програма. Значението на програмата особено нарастна след масовото навлизане на Интернет. Сега в Интернет пространството изобилства от информация подготвена във формат на Adobe Reader и отсъствието на някоя от версиите (след 5.0) на тази програма върху компютъра ще направи невъзможно преглеждането на файловете в този формат. Ето защо тя се разпространява свободно и се счита за задължително да бъде инсталирана на всеки компютър от потребители, които ползват разнообразна информация. Ако информацията е защитена, то нейното отпечатване най-вероятно ще бъде невъзможно, ако не се знае паролата с която тя е защитена още в процеса на създаване на файла в PDF форматът. Програми за мултимедийна обработка са онези, който са предназначени за преглеждане, прослушване или създаване на аудио и видео файлове. Това са файлове с динамично променяща се информация като звук и картина. Тук е налице голямо разнообразие от професионални програми и програми с широко общо предназначе-
46
Компютърни информационни технологии – част II. Текстообработка
ние. Те се наричат още плеъри и като пример за подобна програма може да се посочи вградената в операционната система Windows Windows Media Player. Тази програма поддържа много формати на аудио и видео файлове и намира изключително голямо приожение в практиката на потребителите. На Фиг. 14б е показан потребителският интерфейс на Media Player снет в процес на възпроизвеждане на видеоинформация. Трябва да се подчертае, че има възможност интерфейсът да се променя според желанието на потребителя. За тази цел се използват специални схеми наричани още скинове. Както всички графични файлове, така и мултимедийните могат да бъдат в комресиран формат със загуба на информация и в некомпресиран. Основни некомпресирани формати за аудио и видео информация са *.AVI, *.WAV, *.SND, *.WMV и др. Информацията в тези файлове е много качествена, но техният обем е твърде голям. Обратно, информацията в компресираните файлове е с по-ниско качество и те са с доста по-малък обем. Качеството тук е пониско защото компресията е осъществена със загуба на информация. Като основни компресирани формати за аудио файлове в практиката по-често се използват *.MP3, а за видео *.MPG. Съществуват също и много други формати на компресирани файлове, като тяхното разнообразие е доста голямо и на практика зависи от използваните програми, с които е осъществена компресията. Освен разгледаната програма Windos Media Player в практиката са разпространени още много подобни на нея. Например предния вариант на тази програма е WinUP. Тя все още се използва. Много голямо приложение намира също програмата DVD Player и други подобни известни просто като плеъри за аудио и видео. 47
This entry was posted
at 10:47
and is filed under
Компютърни системи и технологии
. You can follow any responses to this entry through the
.